״אישור נוטריון״ הוא שם כללי למספר פעולות שונות. כדי להכין את האישור המתאים, צריך לברר מה מבקש הגוף המקבל: אימות חתימה, אישור העתק, אישור תרגום או פעולה אחרת. חותמת נוטריונית אינה מחליפה בדיקה של סוג האישור והמסמך הנדרש.
מה ההבדל בין האישורים?
- אימות חתימה: פעולה המתייחסת לחתימת האדם על המסמך ולבדיקות הנדרשות לצורך האימות. ראו הכנה לאימות חתימה אצל נוטריון.
- אישור העתק: אישור הנוגע להתאמת העתק למסמך שהוצג, בהתאם לתנאים. אינו מאשר כשלעצמו שכל עובדה במסמך נכונה.
- אישור נכונות תרגום: אישור על התאמת התרגום למקור, בכפוף לדרישות החלות על הנוטריון.
- אישור הצהרת מתרגם: אישור שונה מאישור נכונות התרגום. צריך לבדוק אם זה מה שהגורם המקבל מבקש.
קיימות פעולות נוטריוניות נוספות, ולכל אחת תנאים משלה. חשוב להעביר למשרד את הדרישה המקורית ולא להסתפק בתיאור ״צריך חותמת״.
לבירור סוג האישור ותיאום פגישה
אילו פרטים כדאי לברר לפני ההגעה?
- מי מקבל את המסמך? שם הרשות, הבנק או הגוף האחר ומדינת היעד.
- מה נדרש במפורש? שמרו הנחיות, טופס לדוגמה או הודעה שקיבלתם.
- מהו המסמך? תעודה ציבורית, הסכם, הצהרה או מסמך אחר, כולל כל הנספחים.
- מי נדרש להתייצב? יש לברר זאת לפי סוג הפעולה וזהות החותמים.
- באיזו שפה ובכמה עותקים? גם פרטים אלה משפיעים על ההכנה ועל העלות.
האם חייבים להביא את המקור?
יש לבדוק את הדרישה לפי סוג האישור. בפעולות הנוגעות להעתק, למסמך מזוהה או לחתימה, צילום בטלפון אינו בהכרח תחליף למסמך הנדרש. לאחר בירור הפעולה אפשר לקבל הנחיה מה להביא, ואם חסר מסמך — להסדיר זאת לפני הפגישה.
אישור למסמך בשפה זרה
השפה משפיעה על יכולת להבין את המסמך ועל סוג האישור שניתן לערוך. אין להניח שכל נוטריון מאשר כל שפה או שכל אישור של מתרגם מספיק. ראו תרגום נוטריוני והצהרת מתרגם — ההבדלים.
מתי צריך גם אפוסטיל?
כאשר המסמך מיועד לשימוש בחו״ל, בודקים אם נדרש אימות נוסף ומה המסלול המתאים למדינת היעד ולסוג המסמך. אפוסטיל ואישור נוטריוני הם שלבים שונים; לא כל מסמך מתחיל באותו מסלול, ואישור נוטריוני אינו מבטיח קבלה אוטומטית בחו״ל.
ראו מדריך אפוסטיל ואישור נוטריוני וכן ההנחיות הרשמיות של הרשות השופטת.
עלות האישור ומה כלול בה
שכר השירותים הנוטריוניים מוסדר בתקנות. כדי לחשב את הפעולה צריך לדעת מהו האישור, מה היקף המסמך וכמה חתימות או עותקים נדרשים. יש לברר בנפרד אם כלולים תרגום, אגרות אימות או טיפול נוסף מחוץ לאישור עצמו.
רצוי לציין מראש מועד הגשה או נסיעה. אפשר להעריך את משך הטיפול רק לאחר בדיקת המסמכים והדרישות; אין להניח שכל אישור ניתן במקום.
שאלות נפוצות
האם אישור נוטריוני מונע כל מחלוקת על המסמך?
לא. האישור מתייחס לפעולה ולבדיקות הנדרשות ממנה; הוא אינו הבטחה שלא תתעורר מחלוקת על תוכן המסמך או על השימוש בו.
האם נוטריון יכול לבדוק אם האישור יספיק לרשות בחו״ל?
אפשר לברר את הדרישות על בסיס המידע שקיבלתם, אך הגוף המקבל קובע מה נדרש עבור ההליך שלו. כאשר ההנחיות אינן ברורות, רצוי לקבל ממנו הבהרה לפני הכנת האישור.
מה אם כבר חתמתי על המסמך?
יש לציין זאת בעת התיאום ולא להניח שהחתימה הקיימת מספיקה. המשרד יברר איזו פעולה נדרשת ומה צריך לעשות במעמד האישור.
למבחר השירותים ולדרך ההכנה לפגישה ראו שירותי נוטריון בנס ציונה.
איך מונעים הכנה של אישור שאינו מתאים לדרישה?
התחילו מהמסמך שקיבלתם מהגוף שאליו תגישו את האישור. אם כתוב בו מונח בשפה זרה, כדאי להעביר את הנוסח המקורי ולא רק תרגום חופשי של הבקשה. לעיתים שני אישורים נשמעים דומים בשיחה, אך מתייחסים לפעולות שונות. בירור קצר של הדרישה מראש עשוי למנוע צורך להכין מחדש מסמך שכבר שולם עליו.
דוגמה להמחשה: מוסד לימודים מבקש העתק מאושר של תעודה וגם תרגום, ואילו הפונה מבקש רק ״אישור נוטריון לתעודה״. לפני ההכנה צריך לברר מה נדרש עבור המקור, מה נדרש עבור התרגום ובאיזו צורה יש להגישם. אין להסיק מהמילה ״נוטריון״ שכל הרכיבים האלה כלולים באישור אחד.
אם אותו מסמך מיועד לכמה גופים, הכינו רשימה נפרדת של הדרישה מכל אחד מהם. ייתכן שגוף אחד מבקש עותק פיזי ואחר מבקש קובץ או מספר עותקים שונה. בררו גם האם המקור אמור להישאר אצל הגוף המקבל או לחזור אליכם. התכנון הזה חשוב במיוחד כשיש רק מקור אחד שצריך להשתמש בו בכמה הליכים, וכאשר מועדי ההגשה סמוכים זה לזה.
שמות, תאריכים ונספחים: בדיקה לפני האישור
כדאי להשוות את פרטי השם במסמך לתעודה המזהה ולדרישת הגוף המקבל. הבדל באיות, שם קודם או סדר שמות עשויים להצדיק בירור לפני הכנת התרגום או האישור. אין לתקן עצמאית מסמך רשמי כדי להתאים אותו למסמך אחר; מציגים את הפער ובודקים איזה הסבר או מסמך נוסף נדרש.
בדקו גם שכל העמודים והנספחים נמצאים בידיכם. אם המסמך מתייחס לנספח שלא צורף, ייתכן שלא ניתן להבין את היקף הפעולה המבוקשת. שליחת תמונה חלקית או עמוד חתימה בלבד עלולה להשאיר מידע חיוני מחוץ לבדיקה. בהעברת קובץ מקדים שמרו על סדר העמודים וציינו אם המקור המלא נמצא ברשותכם.
מסמך אלקטרוני ועותק מודפס אינם תמיד חלופות זהות
לפני שמכינים אישור לשימוש בחו״ל, בררו אם הגוף המקבל דורש מסמך פיזי או מקבל מסמך אלקטרוני במסלול המתאים. לפי הנחיות הרשות השופטת לתעודת אפוסטיל, נוסח מודפס של תעודת אפוסטיל אלקטרונית אינו תקף כתעודה האלקטרונית. לכן חשוב לשמור את הקובץ ולהגיש אותו בדרך הנדרשת, ולא להניח שהדפסה משמרת את האימות הדיגיטלי.
הנקודה המעשית היא לברר את שרשרת ההגשה מראש: מי מנפיק, מי מאמת ואיך מגיע המסמך לגוף המקבל. אפוסטיל אינו תרגום ואינו החלטה של אותו גוף לקבל את הבקשה המהותית. גם כאשר שלב האימות הושלם, ייתכן שנדרשים מסמכים או תנאים נוספים עבור ההליך שאליו אתם פונים.
חתימה בשם חברה או אדם אחר
אם החותם אינו פועל רק בשם עצמו, יש לציין זאת כבר בתיאום. זיהוי האדם ויכולת לחתום בשם גורם אחר הן שאלות שונות. ייתכן שיידרשו מסמכים נוספים לבדיקת התפקיד או ההרשאה, בהתאם לפעולה המבוקשת. אין להניח שחותמת חברה או הצגה עצמית כמנהל מספיקות לכל אישור.
כדאי לתאר מי הצדדים למסמך ומה התפקיד שבו מתבקשת החתימה. אם קיימים ייפוי כוח, החלטה או מסמך תאגידי רלוונטי, ציינו זאת והמתינו להנחיה לגבי המסמכים הדרושים. הכנה כזו מאפשרת להתאים את הפגישה לפעולה האמיתית ולזהות חוסר לפני ההגעה, במקום לגלות במעמד החתימה שלא ניתן להשלים את האישור המבוקש.
תיאום פגישה במשרד
משרד אל־רם זלזניק נמצא בדרך הנפת הדגל 5, בניין צרפתי ״אמבסי״, פארק המדע, נס ציונה, ומלווה לקוחות מהמרכז והשפלה. הפגישות בתיאום מראש.
השאירו שם וטלפון לתיאום שיחה עם המשרד
המידע כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי המתייחס למסמכים ולנסיבות המקרה.
