מדריך מידע מטעם משרד אל-רם זלזניק · פורסם:
כשמבקשים מכם תרגום נוטריוני, כדאי לברר אם נדרש אישור נכונות תרגום או אישור על הצהרת מתרגם. אלו פעולות שונות, ולא כל גוף מקבל את שתיהן באותה דרך. הביאו את דרישת הגוף המקבל לפני שמזמינים תרגום או מגיעים לפגישה.
אישור נכונות תרגום מול הצהרת מתרגם
באישור נכונות תרגום מדובר באישור הנוטריוני הנוגע לנכונות התרגום, בהתאם לתנאי הדין. אישור הצהרת מתרגם נוגע להצהרת האדם המתרגם ואינו כשלעצמו אישור הנוטריון לנכונות התרגום. ההבחנה מופיעה גם בנוהל רשות האוכלוסין בנושא תעודות ציבוריות.
הסמכויות והדרישות מוסדרות בחוק הנוטריונים ובתקנות מכוחו. אין לבחור באישור רק משום ששמו דומה לדרישה שנמסרה לכם.
אישור נכונות תרגום מחייב שליטה של הנוטריון בשתי השפות, וכן עריכה או בדיקה של התרגום על ידו. משום כך יש לברר מראש את התאמת השפות לפעולה המבוקשת.
מה בודקים מול הגוף שמקבל את המסמך?
- מהי שפת היעד המדויקת?
- איזה סוג אישור נדרש לתרגום?
- האם נדרש גם אימות נוסף, כגון אפוסטיל?
- האם יש דרישה למסמך מקורי או לתעודה שהונפקה לאחרונה?
- האם נדרש מסמך מודפס, קובץ דיגיטלי או שניהם?
כדאי לשמור את התשובה הכתובה. אם קיבלתם הנחיות ממספר גורמים, סמנו מי הגוף שמכריע לגבי קבלת המסמך. אין דרך להבטיח קבלה רק על סמך השאלה הכללית ״האם זה תרגום נוטריוני״.
איך מכינים את המסמך לתרגום?
ודאו שהעותק ברור ושלם, כולל צד שני, חותמות, נספחים ועמודים שנראים שוליים. ציינו מראש אם יש חלק שאינו קריא. אל תסירו פרטים מהעותק המיועד לבדיקה בלי לתאם, משום שהם עשויים להיות חלק מהמסמך שדורש טיפול.
אם שמכם מופיע בכמה מסמכים בשפות שונות, הביאו את האיות הרלוונטי במסמכים הרשמיים. הבדל בין שמות או מספרים הוא שאלה שצריך להציף; אין ״לתקן״ אותו באופן חופשי בתרגום כדי ליצור התאמה.
האם צריך להגיע אישית?
הדבר תלוי בפעולה הנוטריונית שנדרשת ובנסיבות. לכן יש לתאם מראש אילו מסמכים להביא ומי נדרש להתייצב. תיאום גם מאפשר לבדוק את שפות המקור והיעד ואת אפשרות הטיפול במשרד; אין במאמר הבטחה לשירות בכל שפה.
ומה לגבי אפוסטיל?
אפוסטיל הוא שלב אימות נפרד ואינו מחליף תרגום או את האישור הנדרש לו. בהתאם למסמך ולמדינת היעד, יש לברר את הסדר הנכון בין השלבים. המדריך הנפרד בנושא אפוסטיל מסביר אילו פרטים כדאי לבדוק לפני הזמנת השירות.
מה משפיע על היערכות ועל הצעת המחיר?
סוג הפעולה, היקף המסמך, השפות ומספר העותקים הם פרטים שחשוב למסור בבירור הראשוני. בקשו לדעת מה כוללת ההצעה ומה כרוך בשלב נפרד. אין לקבוע עלות על סמך כותרת המסמך בלבד, ואין כאן הצעת מחיר או התחייבות לזמן טיפול.
לתיאום עם משרד אל־רם זלזניק אפשר להשאיר שם וטלפון ולציין בשיחה את סוג המסמך והדרישה. את החומר האישי מעבירים לאחר תיאום אופן המסירה.
המידע כללי ומעודכן למועד הפרסום. התאמתו למקרה מסוים דורשת בדיקת מסמכים ונסיבות.
להעביר למשרד את דרישת הגוף המקבל
לפני תרגום של מסמך לצורך לימודים, בנק, רשות או שימוש בחו״ל, יש לבקש את הדרישה המדויקת. חשוב לברר אם מבוקש אישור נכונות תרגום, אישור הצהרת מתרגם, מסמך ציבורי מקורי או אימות נוסף. הזמנה לפי הביטוי הכללי תרגום נוטריוני עלולה להוביל לאישור שאינו תואם את הבקשה.
- המסמך המלא וכל נספחיו.
- שפת המקור ושפת היעד.
- המדינה ושם הגוף המקבל.
- מספר עותקים, צורת הגשה ומועד מתוכנן.
יש לבדוק את זמינות השירות בשפות הנדרשות לפני שמתחייבים למחיר או למועד. הצגת צילום לקריאה מוקדמת אינה מחליפה בהכרח את המקור הדרוש לצורך הפעולה.
התאמת שמות בין דרכון, תעודה ותרגום
בדוגמה להמחשה, מועמדת ללימודים מחזיקה בתעודת לימודים בשם משפחתה הקודם ובדרכון עם שם חדש. תרגום מדויק אינו אמור למחוק את ההבדל. צריך לברר אם מוסד הלימודים מבקש גם תעודה על שינוי שם או מסמך שמקשר בין הזהויות. כך מטפלים בפער באמצעות מסמך מתאים, במקום ליצור תרגום שאינו משקף את המקור.
איות שמות באותיות לטיניות עשוי להשתנות בין מדינות ובין מסמכים ישנים לחדשים. כדאי להציג את האיות הרשמי שהגוף המקבל משתמש בו, ולבדוק כיצד יש לשקף את השם בתרגום בלי לשנות עובדה המופיעה במסמך. אותו עיקרון חל על תאריך לידה, מספר מזהה, שם מוסד ומקום הנפקה. טעות במקור דורשת בירור מול מנפיק המסמך; אישור נוטריוני אינו מנגנון לתיקונה.
תעודה קצרה עשויה לכלול מידע חשוב בגב
במסמכים רשמיים מופיעים לעיתים חותמת, הסתייגות, מספר אימות או הערה מעבר לדף המרכזי. בתעודת לימודים ייתכן גיליון ציונים נפרד, ובתעודה ציבורית עשויה להיות הערה על שינוי רישום. לפני הכנת התרגום יש לזהות מה שייך למסמך ומהו נספח עצמאי, ולברר מה מבקש הגוף המקבל לקבל.
למשל, תרגום של העמוד הראשון בלבד עלול שלא לענות לדרישה הכוללת את כל התעודה. מנגד, אין צורך להזמין טיפול בעשרות עמודים שאינם נדרשים רק משום שנשלחו יחד בקובץ אחד. ההחלטה מתקבלת לפי המבנה המקורי והדרישה הכתובה, בלי להשמיט חלק רלוונטי ובלי להרחיב את השירות באופן שאינו מועיל.
אותו מסמך לשני גופים שונים
נניח, כדוגמה היפותטית, שאותה תעודת לידה נדרשת לאוניברסיטה ולרשות הגירה. האוניברסיטה עשויה לפרט דרישת תרגום אחת והרשות דרישה אחרת. אישור שהספיק למוסד הראשון אינו מוכיח שהוא מתאים גם לשני. חשוב לשמור בנפרד את דרישות שני הגופים ולבדוק אם אפשר להכין חבילת מסמכים שתענה לשניהם.
גם עותק נוסף אינו תמיד צילום רגיל של האישור שנמסר. כאשר הגוף דורש מקור נוטריוני, קובץ חתום או עותק מאומת, יש לברר את משמעות הדרישה לפני הכנת מספר העותקים. כדאי להפריד בהצעת המחיר בין התרגום, הפעולה הנוטריונית, עותקים ואימות נוסף, לפי השירות המותר והנדרש בפועל.
הגשה דיגיטלית בלי לפגוע באפשרות האימות
אם התקבל מסמך חתום דיגיטלית, צילום מסך שלו אינו בהכרח שומר על החתימה או על דרך בדיקתה. יש לברר אם הגוף המקבל דורש את הקובץ המקורי, קובץ מצורף מסוג מסוים או העלאה למערכת ייעודית. עריכת הקובץ לאחר חתימתו עלולה לפגוע באימות, גם כאשר השינוי נראה טכני בלבד.
מידע על אימות נוסף למסמך נוטריוני דיגיטלי נמצא בשירות האפוסטיל האלקטרוני לאישורים נוטריוניים. זהו מסלול שיש לבדוק בהתאם לתוצר ולדרישת הגוף המקבל; עצם קיומו אינו קובע שכל מסמך או תרגום יכולים לעבור בו. בתכנון נכון שומרים את המקור, מתעדים את דרישת היעד, ובודקים את המוצר המוגמר לפני מועד ההגשה.
