לפני הזמנת שירות נוטריון, חשוב לברר איזה אישור התבקש ולמי המסמך מיועד. אימות חתימה, אישור העתק ואישור נכונות תרגום הם פעולות שונות. משרד אל־רם זלזניק בנס ציונה מסייע בבירור סוג האישור והמסמכים הדרושים, בתיאום מראש.
איזה שירות אתם צריכים?
- נדרשת חתימה בפני נוטריון: עברו לעמוד אימות חתימה נוטריוני.
- התבקשתם להמציא אישור למסמך: ראו סוגי אישורים נוטריוניים והכנה לפגישה.
- המסמך בשפה אחרת: קראו על ההבדל בין אישור נכונות תרגום לאישור הצהרת מתרגם.
- המסמך מיועד לחו״ל: בדקו את ההבדל בין אישור נוטריוני לאפוסטיל.
אם הדרישה שקיבלתם אינה ברורה, כדאי לשמור את הנוסח המלא של הבקשה מהבנק, מהאוניברסיטה, מהרשות או מהגורם המקבל. בירור מראש מסייע למנוע הכנת אישור שאינו עונה על הדרישה.
לתיאום שיחה ובירור האישור הנוטריוני הדרוש
מה להביא לפגישה?
- תעודה מזהה תקפה ופרטי כל מי שנדרש להתייצב.
- המסמך המלא, לרבות נספחים, ובהתאם להנחיה גם המסמך המקורי.
- דרישת הגורם המקבל, מדינת היעד והשפה המבוקשת.
- מספר העותקים הנדרש ומועד ההגשה המתוכנן.
- מידע על חתימה בשם חברה, צורך בתרגום או נסיבה מיוחדת אחרת.
אין להסתפק בהנחה שכל צילום או חתימה מוקדמת מתאימים לכל סוג אישור. בעת התיאום יש לברר אם צריך לחתום בפגישה, מי חייב להתייצב ומה יידרש לצורך זיהוי והבנת המסמך.
מסמך לחו״ל: מה נוטריון מאשר ומה צריך לבדוק בנפרד?
אישור נוטריוני אינו מבטיח שכל רשות בחו״ל תקבל את המסמך לכל מטרה. הדרישות משתנות לפי סוג המסמך, מדינת היעד והגוף המקבל. לעיתים נדרש גם אפוסטיל או מסלול אימות אחר; לעיתים יש דרישה לתרגום, למסמך ציבורי מסוים או לפורמט מוגדר.
הרשות השופטת מפרטת את מסלולי האימות בשירות תעודת אפוסטיל או תעודה שאינה על פי האמנה. מטרת האימות אינה להחליף את בדיקת הדרישות של הגוף המקבל.
תרגום נוטריוני: שני אישורים שחשוב להבחין ביניהם
אישור נכונות תרגום ואישור הצהרה של מתרגם אינם אותו אישור. לכן צריך לברר בדיוק מה נדרש, מהן שפות המסמך והתרגום ומה יכול הנוטריון לאשר במקרה שלכם. אין להניח שאישור הצהרת מתרגם יתקבל במקום אישור נכונות תרגום.
מה קובע את המחיר?
שכר שירותים נוטריוניים מוסדר בתקנות ומתעדכן מעת לעת. החישוב תלוי בפעולה ובפרטים הרלוונטיים לה: למשל מספר חותמים, עותקים או היקף תרגום. בעת התיאום יש לבקש פירוט של האישור המבוקש ושל הוצאות נפרדות, אם קיימות, כגון אגרות או שירות נוסף.
לכן הצעת מחיר מחייבת לדעת מה מבקשים לאשר. לא נכון להשוות מחיר של אימות חתימה למחיר של תרגום או להניח שהמילה ״נוטריון״ מתארת שירות אחיד.
כמה זמן נדרש להשלמת האישור?
משך הטיפול תלוי בזמינות, בסוג הפעולה, בהשלמת המסמכים ובצורך בבירור נוסף. מסמך הכולל תרגום או אימות נוסף עשוי לדרוש הכנה מעבר לפגישה. אם יש מועד הגשה קרוב, ציינו אותו מראש כדי לברר אם אפשר לעמוד בו.
שאלות נפוצות
האם אפשר לקבל אישור נוטריוני אלקטרוני?
קיים מסלול רשמי לאישור נוטריוני אלקטרוני ולאפוסטיל דיגיטלי. יש לבדוק התאמה למסמך ולמדינת היעד, קבלה בידי הגוף המבקש וזמינות השירות המבוקש במשרד. פירוט מופיע בשירות משרד המשפטים לאישור נוטריוני אלקטרוני.
האם כל ייפוי כוח צריך להיות נוטריוני?
סוג האימות תלוי בפעולה ובדרישה החלה. ייפוי כוח לפעולה מסוימת וייפוי כוח מתמשך אינם אותו מסמך. לתכנון טיפול עתידי בענייניו של אדם ראו ייפוי כוח מתמשך.
האם אפשר להגיע בלי לתאם?
הפגישות במשרד בתיאום מראש. כך אפשר לבדוק את סוג האישור, המסמכים והנוכחות הנדרשת לפני ההגעה.
תיאום פגישה במשרד
משרד אל־רם זלזניק נמצא בדרך הנפת הדגל 5, בניין צרפתי ״אמבסי״, פארק המדע, נס ציונה, ומלווה לקוחות מהמרכז והשפלה. הפגישות בתיאום מראש.
השאירו שם וטלפון לתיאום שיחה עם המשרד
המידע כללי ואינו מחליף ייעוץ משפטי המתייחס למסמכים ולנסיבות המקרה.
אישור חיים: מה צריך לברר לפני הפנייה?
לעיתים גוף שמשלם קצבה או תגמול מבקש הוכחה שהמקבל בחיים. יש לבקש ממנו את הטופס ואת דרישת האימות המדויקת: זהות הגורם המאשר, התייצבות אישית, תעודה מזהה ומועד ההגשה. אישור העתק של מסמך אינו ממלא בהכרח את אותה מטרה.
משרד החוץ מפרט את מסלול אישור החיים בנציגויות ישראל בחו״ל. לפני פנייה למשרד לצורך אישור חיים נוטריוני יש לברר התאמה לדרישת הגוף המקבל וזמינות לביצוע הפעולה המסוימת.
בקשה אחת עשויה לכלול כמה סוגי מסמכים
פנייה לבנק, לאוניברסיטה או לרשות בחו״ל עשויה לכלול חבילת מסמכים שכל אחד מהם דורש טיפול אחר. למשל, דרכון, תעודת לימודים והצהרה אישית אינם אותו סוג מסמך. כדאי לפרק את הדרישה לפי מסמך: מהו המקור, מי אמור לחתום, איזו שפה נדרשת ומה בדיוק מבקש הגוף המקבל לאמת. כך אפשר לזהות אם נדרש אישור אחד או כמה פעולות נפרדות.
בדוגמה היפותטית, אדם מבקש להגיש תעודה מקצועית ואת קורות החיים שלו לגוף זר. ייתכן שהדרישה לתעודה מתייחסת להעתק או לתרגום, בעוד שקורות החיים נדרשים בקובץ רגיל בלבד. אין להסיק שהדרישה לאישור על מסמך אחד חלה על כל החבילה. בירור כתוב יכול למנוע הכנת אישורים מיותרים וגם לזהות מסמך חשוב שנשמט מהבקשה הראשונית.
שם, מספר זיהוי וגרסאות של המסמך
לפני התיאום כדאי להשוות את פרטי האדם בין המסמכים. שינוי שם, איות שונה בשפה זרה או מספר מזהה חסר יכולים לחייב בירור מול הגוף המקבל. אישור נוטריוני על מסמך אינו מתקן מעצמו סתירה בין שתי תעודות. אם קיים מסמך שמסביר את השינוי, רצוי לציין זאת מראש כדי לבדוק אם הוא נדרש כחלק מהחבילה.
גם לגרסת המסמך יש משמעות. אם התקבל נוסח מעודכן מהבנק לאחר שכבר הוכנה טיוטה, צריך לוודא מהו הנוסח שעליו אמורים לחתום. תוספת נספח או החלפת עמוד לאחר הכנת האישור עשויות לחייב בדיקה מחודשת. שמירת הגרסה המלאה והסופית לצד דרישת הגוף המקבל מקלה על התאמת הפעולה למסמך הנכון.
חתימה בתפקיד מסוים דורשת בירור של הסמכות
לעיתים האדם מתייצב בשם חברה, בשם אדם אחר או מכוח מסמך הרשאה. במצב כזה זיהויו האישי הוא רק חלק מהתמונה. יש לברר את המקור לסמכות, את היקפה ואת ההתאמה לפעולה המבוקשת. למשל, הרשאה לפנות לקבלת מידע אינה בהכרח הרשאה לחתום על התחייבות כספית. בעת התיאום יש לציין את התפקיד ולא להציג את הבקשה כאילו מדובר בחתימה אישית רגילה.
בדוגמה היפותטית, עובד מביא מסמך שעליו נדרשת חתימת החברה, אך ההחלטה הפנימית שבידיו מתייחסת לשני חותמים יחד. כדאי לזהות את הפער לפני ההגעה, לברר מי צריך להתייצב ואילו מסמכי סמכות נדרשים. עצם קיומה של חותמת חברה אינו עונה על השאלות האלה.
לתכנן את ההגשה לאחר קבלת האישור
לפני סיום הטיפול כדאי לוודא באיזו צורה הגוף המקבל רוצה לקבל את התוצאה: מסמך פיזי, קובץ דיגיטלי, מספר עותקים או חבילה הכוללת אימות נוסף. צילום של אישור פיזי והמסמך הפיזי עצמו אינם תמיד מתקבלים באותו אופן. כשיש מועד הגשה, יש להביא בחשבון גם את הפעולות שאינן מתבצעות במשרד, אם נדרשות כאלה.
רצוי לשמור את דרישת הגוף המקבל ואת העותק שנמסר, כדי שאפשר יהיה להתייחס במדויק לשאלת השלמה בהמשך. אם מתקבלת בקשה חדשה, בודקים מה השתנה בדרישה במקום להניח שיש צורך לחזור על כל הפעולות שכבר בוצעו.
מדריכים לשאלות שעולות לפני הטיפול
בחרו את המצב שמתאים לכם כדי להבין אילו מסמכים ובדיקות כדאי להכין.
עו״ד ונוטריון אל-רם זלזניק
תיאום שירותי נוטריון
לפני ההגעה כדאי לציין איזה אישור נדרש ולאיזו מטרה, ולברר אילו מסמכים להביא. אפשר ליצור קשר עם המשרד לתיאום.
