מדריך מידע מטעם משרד אל-רם זלזניק · פורסם:
אישור נוטריוני ואפוסטיל אינם אותו אישור. לפני הזמנת שירות למסמך שמיועד לחו״ל, צריך לברר מהו סוג המסמך, באיזו מדינה יוצג ומה בדיוק דורש הגוף שמקבל אותו. לעיתים נדרש תרגום, לעיתים אימות מסמך ציבורי ולעיתים גם אימות של אישור נוטריוני.
מה מאמת אפוסטיל?
אפוסטיל הוא אישור של רשות מוסמכת במסגרת ההסדר הבינלאומי המתאים. בהקשר של אישור נוטריוני הוא מאמת את מעמדו של הנוטריון ואת האימות הנדרש, ולא מחליף את הפעולה הנוטריונית עצמה. ההסבר הממשלתי על אפוסטיל מבחין בין תעודות ציבוריות לבין אישורים נוטריוניים.
אין להסיק מהמילה ״אפוסטיל״ שהמסמך מתאים אוטומטית לכל שימוש. הגוף בחו״ל עשוי לדרוש נוסח, שפה, מועד הנפקה או דרך הגשה מסוימים.
מסמך ציבורי לעומת מסמך שעבר אישור נוטריוני
- מסמך ציבורי: למשל תעודה שמנפיקה רשות. יש לברר מהו מסלול האימות המתאים לה.
- אישור נוטריוני: אישור שניתן במסגרת פעולה נוטריונית, כגון פעולה הקשורה לחתימה או לתרגום.
- תרגום: יש לברר אם הוא נדרש בנפרד ומהו סוג האישור המבוקש עבורו.
רשמו את הדרישה כפי שקיבלתם אותה, במקום לתרגם אותה בעצמכם למונח ״חותמת נוטריון״. כך אפשר לבדוק את סדר הפעולות המתאים ולצמצם סיכון להזמנת שירות שאינו עונה על הדרישה.
מה קורה אם מדינת היעד אינה במסלול האמנה?
הרשות השופטת מפרטת מסלולים לתעודת אפוסטיל ולתעודה שאינה על פי האמנה. המסלול שאינו על פי האמנה עשוי לדרוש אישור נוסף של משרד החוץ. לכן חשוב לבדוק את מדינת היעד ואת דרישות הגורם המקבל לפני תחילת הטיפול.
אם נדרש גם תרגום, כדאי לקרוא על ההבדל בין אישור נכונות תרגום לבין הצהרת מתרגם.
מה כדאי לשלוח לבירור ראשוני?
- סוג המסמך והגורם שהנפיק אותו.
- מדינת היעד ושם הגוף שמבקש לקבל אותו.
- הדרישה הכתובה שקיבלתם, כולל שפה ופורמט.
- מידע אם ברשותכם מקור, העתק או קובץ דיגיטלי.
- מועד ההגשה המבוקש ומספר העותקים הדרוש.
את צילום המסמך הרגיש מעבירים בתיאום עם המשרד. לטופס הפנייה הראשוני מספיקים שם וטלפון. אפשר להתחיל מתיאור הדרישה בלי לפרסם פרטים אישיים.
האם אפשר להשתמש באפוסטיל דיגיטלי?
השירות הממשלתי מציע אפשרויות דיגיטליות למסמכים מסוימים. יש לבדוק שהמסמך שלכם נכלל במסלול ושהגוף המקבל יודע לקבל את התוצר הנדרש. אל תניחו שהדפסת קובץ דיגיטלי זהה בהכרח למסירתו בפורמט שהתבקש.
איך מתאמים את הטיפול?
לפני ההגעה למשרד אל־רם זלזניק, בקשו לברר אילו פעולות נוטריוניות נדרשות ומה נעשה מול רשות אחרת. חשוב להבין מה כולל השירות המוצע, אילו מסמכי מקור להביא ואילו שלבים נשארים באחריותכם. כך ניתן לבנות סדר פעולות ברור במקום להסתמך על שם כללי של אישור.
המידע כללי ומעודכן למועד הפרסום. התאמתו למקרה מסוים דורשת בדיקת מסמכים ונסיבות.
